Machen Sie die ersten Schritte zum Einsatz von KI 

Unser  Ansatz vereint tiefes Prozessverständnis mit modernster KI-Expertise. Erfahren Sie, was uns von anderen Beratungen unterscheidet.

Bereiten Sie sich auf KI vor

Nehmen Sie an unserem Tagesseminar teil, um Ihr Team optimal auf die Nutzung von Künstlicher Intelligenz vorzubereiten. Wir vermitteln praxisnahes Wissen und konkrete Anwendungsbeispiele, damit Sie das volle Potenzial von KI ausschöpfen können.

Was besprechen und erarbeiten wir in dem eintägigen Workshop

Workshop: Von der KI-Idee zum produktiven Unternehmensprozess

10:00 bis 16:30 Uhr | Für Unternehmer, Geschäftsführer und Führungskräfte mittelständischer Unternehmen

Wie lassen sich künstliche Intelligenz, klassische Automatisierung und ein bestehendes ERP-System sinnvoll miteinander verbinden? In diesem praxisorientierten Workshop zeigen wir, welche Voraussetzungen für einen erfolgreichen KI-Einsatz erforderlich sind und wie daraus messbare Produktivitätsgewinne entstehen können.

Am Beispiel der automatisierten E-Mail-Verarbeitung erläutern wir, wie KI eingehende Nachrichten und Dokumente erkennt, klassifiziert und ausliest. Die ermittelten Informationen werden mit den Daten und laufenden Vorgängen im ERP-System abgeglichen und anschließend automatisiert weiterverarbeitet.

Inhalte des Workshops

  • Zusammenspiel von KI, klassischer Automatisierung und ERP-System

  • Vorstellung einer konkreten KI-Lösung zur automatisierten E-Mail-Verarbeitung

  • Analyse und Vereinfachung bestehender Prozesse

  • Anforderungen an Daten, Schnittstellen, Datenschutz und IT-Sicherheit

  • Beiträge, die das Unternehmen für ein erfolgreiches KI-Projekt leisten muss

  • Leistungen der DressenHeims Unternehmensberatung bei Vorbereitung und Umsetzung

  • Gemeinsames Ermitteln der Voraussetzungen für eine KI-gesteuerte E-Mail-Automatisierung

  • Mögliche nächste Schritte nach dem Workshop

Voraussetzungen für eine KI-gesteuerte E-Mail-Automatisierung

Im Workshop bearbeiten die Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen gemeinsam den auf dieser Website bereitgestellten Potenzial-Check. Dabei geht es noch nicht um die Entwicklung einer konkreten Lösung für ein einzelnes Unternehmen. Der Potenzial-Check vermittelt vielmehr, welche Informationen für eine KI-gesteuerte E-Mail-Automatisierung benötigt werden.

Gemeinsam betrachten wir unter anderem E-Mail-Mengen und Kategorien, den bestehenden Automatisierungsgrad, die wichtigsten Datenquellen, erforderliche Kennnummern, unterschiedliche Dokumentstrukturen sowie die Anforderungen an das ERP-System und die benötigten Schnittstellen.

Die Auswertung bietet den teilnehmenden Unternehmen eine erste Orientierung und zeigt, welche Informationen für eine genauere Beurteilung noch erhoben werden müssen.

In einem zweiten, ausführlicheren und unternehmensspezifischen Workshop können anschließend die tatsächlichen Prozesse, Daten, Systeme und wirtschaftlichen Ziele des jeweiligen Unternehmens detailliert untersucht werden. Auf dieser Grundlage lassen sich das realistische Automatisierungspotenzial und die weiteren Schritte für eine individuelle Lösung bestimmen.

Ziele und Umfang des Projektes definieren

Das Projekt beginnt mit der Sammlung der Daten, der bestehenden Ablauf- und der Organisations- Diagramme. Der Zielplanung für das Projekt sollte auch die Veränderung der Finanzkennzahlen und die Produktivitätsveränderung beinhalten. 

Was wird für ein erfolgreiches KI-Projekt benötigt?

Zweiter Workshop: Unternehmensspezifische Vertiefung

Der zweite Workshop richtet sich gezielt an ein einzelnes Unternehmen. Er baut auf den Erkenntnissen des ersten Workshops und den Ergebnissen des Potenzial-Checks auf.

Gemeinsam mit den verantwortlichen Mitarbeitern untersuchen wir die tatsächlichen E-Mail-Prozesse des Unternehmens. Dabei prüfen wir, welche Vorgangsarten sich für eine KI-gesteuerte Automatisierung eignen, welche Informationen bereits vorliegen und welche organisatorischen oder technischen Voraussetzungen noch geschaffen werden müssen.

Ziel des Workshops ist noch nicht der unmittelbare Projektstart. Zunächst wird eine belastbare Entscheidungsgrundlage für ein mögliches Automatisierungsprojekt geschaffen.

Wirtschaftliche Ziele und Automatisierungspotenzial

Am Anfang steht eine gemeinsam vereinbarte und messbare Zieldefinition. Sie beschreibt, welche Prozesse verbessert, welche E-Mail-Kategorien berücksichtigt und welcher Automatisierungsgrad erreicht werden sollen.

Zur Zieldefinition gehören insbesondere die erwartete Produktivitätssteigerung, die daraus resultierenden Ergebnisverbesserungen und die angestrebten Qualitätsstandards. Dazu zählen beispielsweise:

  • Kürzere Bearbeitungszeiten

  • Geringere Prozesskosten

  • Zusätzliche Kapazitäten

  • Niedrigere Fehlerquoten

  • Höhere Zuverlässigkeit und Bearbeitungsqualität

  • Schnellere Reaktionszeiten gegenüber Kunden und Lieferanten

Diese Zielwerte bilden die Grundlage für die spätere objektive Bewertung des Projekterfolgs.

Analyse der unternehmensspezifischen Voraussetzungen

Für die Vorbereitung und Durchführung des Workshops werden insbesondere benötigt:

  • Ergebnisse des bereits ausgefüllten Potenzial-Checks

  • Prozess- und Datenflussdiagramme

  • Organigramme und klar definierte Verantwortlichkeiten

  • Informationen zum ERP-System und zu vorhandenen Schnittstellen

  • Angaben zu Bearbeitungszeiten, Kosten, Mengen und Fehlerquoten

  • Informationen zu bereits automatisierten Prozessschritten

  • Reale, möglichst kategorisierte E-Mails mit Anlagen

  • Angaben zu Datenquellen, Kennnummern und Dokumentstrukturen

  • Anforderungen an Datenschutz, Zugriffsrechte und IT-Sicherheit

Die Anzahl der später benötigten Test-E-Mails richtet sich nach der Zahl und Komplexität der zu erkennenden Vorgangsarten. Die Daten müssen repräsentativ sein und unterschiedliche Absender, Formulierungen, Dokumentstrukturen und Ausnahmefälle enthalten.

Ergebnis des Workshops

Am Ende des Workshops liegen vor:

  • Eine Beschreibung des tatsächlichen Prozesses

  • Eine Bewertung der geeigneten E-Mail-Kategorien

  • Eine erste Einschätzung des realistischen Automatisierungspotenzials

  • Eine Übersicht der vorhandenen und noch fehlenden Daten

  • Eine Bewertung der ERP-Anbindung und der erforderlichen Schnittstellen

  • Messbare wirtschaftliche Ziele und Qualitätsanforderungen

  • Klar definierte Verantwortlichkeiten

  • Eine Empfehlung für die nächsten Schritte

Die DressenHeims Unternehmensberatung begleitet die Zieldefinition, Prozessaufnahme, Datenanalyse und wirtschaftliche Bewertung. Wenn die Ergebnisse ein ausreichendes Potenzial zeigen, können anschließend der Umfang des Projekts und die Anforderungen an einen Proof of Concept festgelegt werden.

Wie sieht die Umsetzung in Ihrem Unternehmen aus

Unsere Leistungen sind ideal für mittelständische Handelsunternehmen, die eine starke Kommunikation über E-Mails pflegen. Wenn Sie Ihre internen Prozesse optimieren, die Effizienz steigern und den Sprung in die KI-Ära wagen möchten, sind Sie bei uns genau richtig.

Die Umsetzung des KI Projektes wird von uns in jeder Phase eng begleitet

Zeitplan für Vorbereitung und Umsetzung des KI-Projekts E-Mail-Automatisierung

Bevor eine KI-gesteuerte Automatisierung entwickelt wird, müssen die bestehenden Abläufe überprüft, vereinfacht und soweit möglich standardisiert werden. Gleichzeitig werden die benötigten Unternehmensdaten beschafft, ausgewertet und bei Bedarf bereinigt oder neu strukturiert.

Durch die teilweise parallele Bearbeitung der Prozess- und Datenanalyse wird das Projekt innerhalb von maximal 18 Wochen umgesetzt:

  • Woche 1–2: Zieldefinition und Projektorganisation
    Wirtschaftliche Ziele, gewünschter Automatisierungsgrad, Qualitätsanforderungen, Verantwortlichkeiten und messbare Erfolgskennzahlen werden festgelegt.

  • Woche 1–4: Aufnahme der bestehenden Prozesse und Daten
    Arbeitsabläufe, Entscheidungen, Ausnahmefälle, vorhandene Automatisierungen, E-Mails, Anlagen, Kennnummern und relevante Stammdaten werden erfasst.

  • Woche 3–6: Überarbeitung und Standardisierung der Prozesse
    Nicht erforderliche Arbeitsschritte werden entfernt, Abläufe vereinfacht und Entscheidungsregeln vereinheitlicht. Anschließend wird der zukünftige Soll-Prozess definiert.

  • Woche 3–7: Auswertung und Aufbereitung der Daten
    Die Daten werden auf Vollständigkeit, Qualität, Eindeutigkeit und Verwendbarkeit geprüft, kategorisiert und bei Bedarf bereinigt oder neu strukturiert.

  • Woche 8: Prüfung der Umsetzungsreife
    Soll-Prozess, Datenqualität, ERP-System, Schnittstellen sowie Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit werden abschließend bewertet. Erst danach wird die technische Umsetzung freigegeben.

  • Woche 9–11: Entwicklung des Proof of Concept
    Mit repräsentativen Unternehmensdaten wird geprüft, ob die festgelegten E-Mail-Kategorien zuverlässig erkannt, die erforderlichen Informationen vollständig ausgelesen und die vorgesehenen fachlichen Prüfungen durchgeführt werden können.

  • Woche 12–14: Anbindung an ERP-System und Automatisierung
    Die technische Übergabe an das ERP-System oder andere Anwendungen wird eingerichtet. Prüfregeln, Freigaben, Fehlerbehandlung und manuelle Kontrollschritte werden integriert und getestet.

  • Woche 15–16: Pilotbetrieb und wirtschaftliche Bewertung
    Die Lösung wird unter realen Bedingungen getestet. Erkennungsqualität, Automatisierungsgrad, Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten, Produktivitätssteigerung und wirtschaftlicher Nutzen werden gemessen.

  • Woche 17–18: Optimierung und Vorbereitung des produktiven Einsatzes
    Die Ergebnisse des Pilotbetriebs werden ausgewertet, notwendige Anpassungen vorgenommen und die Voraussetzungen für den produktiven Einsatz geschaffen.

Voraussetzung für die Einhaltung des Zeitplans ist, dass die benötigten Mitarbeiter, Unterlagen, Daten und Systemzugänge rechtzeitig zur Verfügung stehen und erforderliche Entscheidungen zeitnah getroffen werden.

In wöchentlichen Projektmeetings werden Ergebnisse, offene Aufgaben und notwendige Entscheidungen besprochen. Alle zwei Wochen erfolgt eine Managementabstimmung zu Zielerreichung, Zeitplan, Datenqualität und Risiken.

Die DressenHeims Unternehmensberatung koordiniert den Projektablauf und stellt sicher, dass Prozessverbesserung, Datenqualität, technische Umsetzung, Produktivitätssteigerung, Ergebnisverbesserung und Qualitätsstandards fortlaufend überprüft werden.